Komunikacja w podążaniu za procesem grupowym

Każdy  nowopowstający zespół przechodzi przez tzw. proces grupowy.  Stanowią go cztery fazy, różniące się od siebie m.in. stopniem spójności grupy oraz sposobem komunikacji w grupie. Aby cały proces zespół mógł przejść pomyślnie tzn. dotarł do momentu najwyższej efektywności pracy, warto zwrócić uwagę na aspekt komunikacji, która może cały proces usprawnić.

Faza orientacji

To etap, na którym grupa się właśnie tworzy a poszczególni jej członkowie poznają ze sobą. Jeszcze nie wiadomo, jakie zasady zostaną w niej przyjęte, jakie role będą mieć poszczególne osoby.  W zespole pojawia się lęk, niepewność, ale również zaciekawienie nowymi ludźmi i zadaniami.

Pomocne elementy komunikacji:

• Udzielanie szczegółowych informacji odnośnie nowych zadań, procedur, zasad
• Pytanie o oczekiwania oraz szczere odpowiedzi odnośnie możliwości ich spełnienia
• Zachęcanie do zadawania pytań odnośnie niejanych kwesti i wyjaśnianie wątpliwości
• Mówienie o możliwości rozwoju i ewentualnych trudnościach

Na tym etapie jasny i konkretny sposób formułowania komunikatów i udzielanie szczegółowych informacji buduje poczucie bezpieczeństwa w zespole, zachęca do aktywności i zwiększa zaangażowanie w pracę grupy.

Faza wstępnej spójności

Zespół zaczyna się formułować, pojawiają się fizyczne granice grupy np. wspólne miejsce pracy, wspólne przerwy. Wszyscy członkowie zespołu stają się aktywni, przybierają wstępne role grupowe, pojawiają się pojedyncze symbole czy rytuały np. picie kawy w mniejszych grupach.  Na poziomie komunikacji zespołu dominuje raczej komformizm i wspólne zdanie.

Pomocne elementy komunikacji:

• Modelowanie otwartości w wypowiedziach
• Zachęcanie do wyrażania własnego zdania
• Aktywne słuchanie

Na tym etapie funkcjonowania grupy komunikacja powinna być ukierunkowana na budowanie zaufania wsród poszczególnych członków np. poprzez wypowiadanie własnych opinii na dany temat, jednocześnie dawanie przestrzeni na wypowiedź innym.

Faza konfliktu

Poszczególne osoby zaczynają się ze sobą różnicować, wyrażać odmienne zdanie. Często pojawiają się trudne opinie i niezadowolenie z dotychczasowego porządku odnośnie np. panujących zasad w zespole, współpracy, stylu zarządzania.

Pomocne elementy komunikacji:

• Omawianie trudnych spraw na forum
• Asertywne komunikaty
• Aktywne słuchanie
• Konstruktywna krytyka

Faza konfliktu to trudny etap w procesie grupowym, głównie z uwagi na pojawiające się emocje takie jak złość czy frustracja. Ważne, aby konflikt mógł być omówiony i wyjaśniony, co w późniejszym czasie zaowocuje mówieniem o problemach na forum, a nie zamiataniem ich pod dywan, tym samym usprawni funkcjonowanie pracy grupy.

Faza współpracy

W zespole panuje atmosfera zaufania, jasności przyjętych norm. Problemy i konflikty wyjaśniane są na bierząco, trudne tematy nie stanowią tematów tabu. Zespół skupia się na osiągnięciu wspólnych celów i efektywnej pracy.

Pomocne elementy komunikacji:

• Stwarzanie miejsca do dyskusji
• Umiejętność prowadzenia spotkań grupowych
• Udzielanie komunikatów motywujących

Gdy członkowie zespołu komunikują się w sposób swobodny, bardziej przydatne okazuje się stwarzanie okazji do dyskusji niż samo jej modelowanie.

Jeśli jesteś zainteresowany tym tematem zapraszam na szkolenie!

Opracowanie: Lidia Karczmarz