Cykl życia zespołu i jego wydajność

Każdy menedżer chciałby, by jego zespół był jak najefektywniejszy. Na ogół stara się, by tak się działo – próbuje znaleźć najlepszy sposób zarządzania swoją grupą. Czynnikiem, który należy brać pod uwagę, by optymalizować swoje podejście,  jest punkt w cyklu życia zespołu – stopień rozwoju relacji w grupie. Wpływa on bowiem w dużym stopniu na to, jakie zachowania menedżera będą oddziaływać pozytywnie na skuteczność jego teamu.

Faza orientacji

Na początku cyklu życia każdego zespołu (lub po istotnych zmianach w nim zachodzących) wydajność jego pracy zwykle bywa najniższa. I to nie tylko dlatego, że ludzie jeszcze dokładnie nie znają swoich zadań.

Przede wszystkim – muszą się zorientować w regułach (formalnych i nieformalnych) panujących w danym miejscu. Będą się także koncentrować na strukturze nowo tworzonego zespołu – budujących się w jego środku rolach w zespole: kto będzie gwiazdą, duszą towarzystwa a kto mędrcem czy liderem opozycji. Duża część działań podejmowanych przez ludzi będzie miało na celu właśnie poznanie się. Dobry lider nie będzie walczył z tym zjawiskiem – wręcz przeciwnie – będzie ułatwiał grupie przejście przez tę najmniej wydajną fazę. Im szybciej ludzie zorientują się w strukturze grupy – tym lepiej!

Zespół, by w tym czasie funkcjonować najefektywniej, potrzebuje jednoznacznego, dyrektywnego zarządzania. Na ile to możliwe, zadania stawiane przed grupą powinny być stosunkowo proste. Polecenia jednoznaczne, krótkie, z jednoznacznym opisem sposobu wykonania. W tym czasie grupa bowiem bardzo zależy od swojego lidera i jego duża obecność daje poczucie bezpieczeństwa.

Faza wstępnej spójności

Trwa stosunkowo krótko. To moment, w którym na ogół pracownicy zachwycają się sobą. Grupa osiąga pierwszy sukces, który ją umacnia. Na ogół, przynajmniej pobieżnie, każdy się z każdym zdążył się już poznać. W rozmowach – podkreślane są podobieństwa między ludźmi, powstają pierwsze rytuały grupowe (na przykład spotkania przy piwie). Grupa zaczyna wytwarzać swój „metajęzyk”: niektóre słowa, hasła, nabierają specyficznego dla danego zespołu znaczenia.

W tej fazie – grupie należy się już nieco więcej swobody. Można wprowadzać małe projekty. Najlepiej też sprawdza się współpraca w niewielkich zespołach. Dobrze też, gdy lider organizuje lub włącza się w działania na rzecz spójności grupy: weźmie udział w nieformalnym spotkaniu po pracy lub zorganizuje wyjazd integracyjny.

Faza konfliktu

W tym czasie grupa pracuje nad autonomią poszczególnych jej członków. Dzięki zaufaniu, które tworzy się we wcześniejszej fazie, ludzie zaczynają otwarcie wyrażać również niezadowolenie z różnych rzeczy. To trudny moment dla lidera – część z tych negatywnych emocji kierowana jest wprost do niego. Ludziom przestają się podobać różne rzeczy.

To bardzo istotny punkt w cyklu życia zespołu. Należy wówczas wspierać wyrażanie trudnych dla innych poglądów, opinii. Decyduje się wówczas to, czy w zespole będzie panować otwartość, czy raczej ludzie będą zachowywać negatywne opinie dla siebie. Z punktu widzenia wydajności zespołu – pierwsza sytuacja jest o niebo lepsza. Dzięki temu zespół może sprawnie funkcjonować. Można później dyskutować o problemach bez obawy o to, jak zostanie odebrany głos „pod włos” generalnie obowiązującemu przekonaniu, który jednak zmienia podejście i daje przewagę nad konkurencją. Otwartość w zespole wpływa także na obniżenie lęku i pozwala ludziom skoncentrować się na swoich zadaniach.

Aby przejść konstruktywnie i szybko przez fazę konfliktu, lider musi przede wszystkim słuchać i zachęcać do otwartości. Również w stosunku do siebie. To dzięki temu, że zespół doświadczy tego, że można coś niemiłego powiedzieć szefowi, a ten za to „nie zabije”, team osiąga dużą autonomię w pracy. Można później powierzać pracownikom duże, samodzielne projekty i liczyć na ich zaangażowanie i twórcze myślenie, co charakteryzuję następną fazę…

Faza spójności

Na tym etapie zespół osiąga największą wydajność. Dzieje się tak dzięki swobodzie w wyrażaniu zarówno pozytywnych jak i negatywnych opinii o jakimś rozwiązaniu a także zachowaniach poszczególnych ludzi. Ludzie na ogół dobrze czują się w swoim towarzystwie, lecz nie przysłania to zadań, dla których dany zespół jest stworzony. Można wówczas swobodnie dobierać poszczególnych pracowników do różnych zadań bez obawy jak to będzie odebrane przez innych. Członkowie teamu sami podejmują różne inicjatywy, potrafią krytycznie, ale i twórczo podejść do powierzonych im obowiązków.

W tej fazie dobry lider stara się „nie przeszkadzać” swoim pracownikom. Skupia się na zarządzaniu strategicznym, a nie operacyjnym. Powierza zadania, a później omawia ich efekty, nie ingerując specjalnie w sam proces.

Osoby zainteresowane poszerzeniem wiedzy na ten temat – zapraszam na szkolenie

Opracowanie: Tomasz Wojciechowski